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Eine Lösung zur effizienten Ablage von Fachverfahrensschriftgut
In den Kommunen wird die Aufgabenerledigung durch eine Vielzahl fachspezifischer Anwendungen unterstützt. Die Programme sind dabei häufig auf die Bearbeitung hin ausgelegt und besitzen keine oder wenige Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Ablage der im Rahmen der Bearbeitung erstellter Dokumente und Bescheide. In diesem Beitrag wird eine Lösung beschrieben, mit der die Dokumente prinzipiell aller eingesetzten Fachverfahren revisionssicher abgelegt werden können. Ausgangssituation Die IT-gestützte Bearbeitung von Fachaufgaben ist in Kommunen in vielen Bereichen etabliert. Mittlerweile hat die Bedeutung elektronisch eingegangener und in den Verwaltungen erstellter Dokumente eine kritische Masse erreicht, die Fragen zur Behandlung elektronischer Dokumente aufwirft. Die parallele Bearbeitung von elektronischem und Papierschriftgut wird immer schwerer beherrschbar und führt zu hohen Kosten bei der Verwaltung und Aufbewahrung. Denn einerseits muss die Infrastruktur für Papierakten gepflegt werden und andererseits sind gleichzeitig die für die elektronische Bearbeitung notwendigen Infrastrukturen aufzubauen. An diesem Punkt setzt die Fachverfahrensschnittstelle von xdomea an und bietet eine Lösung, um das in einem Fachverfahren entstehende Schriftgut revisionssicher abzulegen. Was ist xdomea?
Der vom KoopA ADV zur Anwendung empfohlene XÖV-Standard xdomea[1] unterstützt den organisationsinternen und -über greifenden IT-gestützten Austausch von digitalem Schriftgut zwischen verschiedenen Dokumentenmanagement- (DMS), Vorgangbearbeitungs- (VBS) und Archivsystemen (vgl. Abbildung 1). Mit der seit kurzem verfügbaren Version 2.1.0 von xdomea ist es auch möglich, Schriftgut zwischen Fachverfahren (FV) und Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssystemen standardisiert und vollautomatisch auszutauschen. Die dazu entwickelte Nachrichtengruppe „Fachverfahrensdaten austauschen“ bietet bspw. Funktonen zur Ablage und zum Aufruf von FV-Schriftgut. Mit xdomea 2.1.0 ist dieser Austausch standardisiert, so dass alle Systeme, die diesen Standard unterstützen, miteinander „sprechen“ können (vgl. Abbildung 2).  Welche Vorteile bietet die Fachverfahrensschnittstelle?
Die FV-Schnittstelle bietet für alle Beteiligten, also sowohl die Verwaltungen als auch für die Hersteller und nicht zuletzt auch den einzelnen Benutzer eine Reihe von Vorteilen, die im Folgenden kurz beschrieben werden:
Verwaltungen können mit der FV-Schnittstelle für alle standardkonformen Fachverfahren ihrer Verpflichtung nachkommen, elektronisches Schriftgut aktenmäßig aufzubewahren, ohne dass für jedes Fachverfahren eine kostenintensive, eigenständige und proprietäre Anbindung erforderlich ist. Darüber hinaus kann in den Verwaltungen ein DMS/VBS als zentraler Schriftgutspeicher eingesetzt werden. Alles in der Verwaltung anfallende, elektronische Schriftgut kann so – unabhängig davon, ob es im Fachverfahren oder im Rahmen der allgemeinen Verwaltungstätigkeit entsteht – zentral aufbewahrt und recherchiert werden.
Hersteller von Dokumenten- und Vorgangsbearbeitungssystemen können durch die Implementierung der FV-Schnittstelle potentiell alle standardkonformen Fachverfahren bedienen und müssen nicht eine Vielzahl von proprietären Anbindungen umsetzen. Dadurch wird der Entwicklungs- und Pflegeaufwand insgesamt deutlich reduziert.
Fachverfahrenshersteller profitieren ebenfalls. Sie müssen weder eigene DMS-Funktionalität in ihren Systemen bereitstellen noch unterschiedliche Schnittstellen für die verschiedenen, in den Verwaltungen eingesetzten DMS/VBS entwickeln und pflegen.
Schließlich bieten sich auch Vorteile für die Benutzer, die für die Erledigung der Aufgaben zuständig sind und deren Akzeptanz und Motivation wesentlichen Einfluss auf die Qualität der Arbeitsergebnisse und auf die Außendarstellung der Verwaltung haben. Mit Hilfe der FV-Schnittstelle ist es möglich, den Mitarbeitern eine integrierte Sicht auf den Akten-, Vorgangs- und Dokumentenbestand in ihrem Zuständigkeitsbereich zu bieten und ein leichtes Wechseln zwischen DMS/VBS und FV zu ermöglichen. Darüber hinaus bietet ein integriertes System den Vorteil, dass Recherchen zentral durchgeführt werden können.  Was bedeutet das für eine Kommunalverwaltung?
Für die rheinland-pfälzischen Kommunen besteht mit dem von der KommWis beauftragten Kommunal-Client des MACH InformationManagers die Möglichkeit, ein Vorgangsbearbeitungssystem zu nutzen, das speziell an die Anforderungen der kommunalen Bearbeitung in Rheinland-Pfalz angepasst ist. Für den Kommunal-Client befindet sich derzeit die im Rahmen von xdomea 2.1.0 vorgegebene Standardfunktionalität für den Austausch von Fachverfahrensdaten in der Umsetzung. Nach der Abnahme der Schnittstelle im Frühjahr 2011 ist danach der Produktivbetrieb möglich. D. h. für die Kommunen besteht ab dem kommenden Jahr die Möglichkeit, die im Rahmen der bei ihnen eingesetzten Fachverfahren erstellten Dokumente und Bescheide automatisch im VBS abzulegen, sofern das entsprechende Fachverfahren ebenfalls über eine xdomea-Fachverfahrensschnittstelle verfügt.
Eine Reihe von Fachverfahrensherstellern interessieren sich für die Fachverfahrensschnittstelle oder planen konkret eine Schnittstelle. So wird mit der Einführung des elektronischen Personalausweises im November 2010 die MESO eAkte genutzt werden können. HSH hat sich verpflichtet, mit Verfügbarkeit der Fachverfahrensschnittstelle die Ablage von Dokumenten im MACH InformationManager vorzunehmen und bis dahin in der eAkte gespeicherte Dokumente in das DMS zu übergeben.
Als erstes Fachverfahren wird Kfz-JSP, das Kfz-Zulassungswesen des LDI, per Fachverfahrensschnittstelle an den MACH InformationManager angebunden werden. Es ist geplant, diese Anbindung ab Januar 2011 landesweit bereit zu stellen.
In Vorbereitung ist ebenfalls eine Anbindung der Jugendamtssoftware Prosoz 14plus und der Sozialamtssoftware OPEN/PROSOZ noch im Jahr 2011. Weitere Anbieter stehen in Gesprächen mit KommWis. Zusammenfassung
Für die Kommunen in Rheinland-Pfalz steht bereits jetzt mit dem Kommunal-Client des MACH InformationManagers ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem zur Verfügung, das die allgemeine Vorgangsbearbeitung unterstützt und für eine revisionssichere Aufbewahrung von Schriftgut mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten sorgt. Die FV-Schnittstelle ermöglicht darüber hinaus allen Fachverfahren, ihre erzeugten Dokumente automatisch über eine standardisierte, herstellerunabhängige Schnittstelle im DMS/VBS abzulegen. Damit existiert eine integrierte Plattform für die durchgängige elektronische Abwicklung der kommunalen Geschäftsprozesse und damit eine wichtige Voraussetzung für effizientes und kostenbewusstes E-Government. Die Autoren:
(von links nach rechts)   [1] Weitergehende Informationen zu xdomea einschließlich der Spezifikation finden sich unter www.xdomea.de | Adresse KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH Hindenburgplatz 3 55118 Mainz Kontakt Support Fon: 06131 / 6277-200 Fax: 06131 / 6277-288 Allgemein Fon: 06131 / 6277-0 Fax: 06131 / 6277-288 Kontakt Bitte verwenden Sie unser Kontaktformular |