Personenstandswesen

Einführung der elektronischen Sammelakte in Rheinland-Pfalz

Nach erfolgreicher Einführung der elektronischen Personenstandsregister (ePR) sowie des xSta-Urkundenportals in Rheinland-Pfalz  in den Jahren 2012 und 2013 wurden in den Jahren 2014 und 2015 die Weichen zur umfassenden Digitalisierung der Arbeitsabläufe in den Standesämtern gestellt: Im Januar 2016 soll die Pilotierung und vs. ab Mai 2016 die Einführung der elektronischen Sammelakte in Rheinland-Pfalz beginnen.

Bedeutung der Sammelakte im Standesamt
Dokumente, die die einzelnen Beurkundungen in den Personenstandsregistern (Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburten- und Sterberegister) betreffen, sind gemäß § 6 Personenstandsgesetz in besonderen Akten (Sammelakten) aufzubewahren. Wegen ihrer besonderen Bedeutung als Sammlung der Grundlagen der Beurkundung genießen die Sammelakten einen gegenüber anderen Akten des Standesamts höheren Aufbewahrungsschutz und sind bis zum Ablauf der für das jeweilige Personenstandsregister festgelegten Fortführungsfrist (30, 80 bzw. 110 Jahre) aufzubewahren. Bislang werden sie bundesweit noch in Papierform geführt.

Ausblick: Elektronische Führung der Sammelakten der Standesämter in Rheinland-Pfalz
Das Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur Rheinland-Pfalz (ISIM) hat im Ergebnis der Abstimmungen mit den Ländern und dem Bundesinnenministerium die Voraussetzungen definiert, die auf die Führung der Sammelakten als alleinige Schriftquelle (ausschließliche elektronische Führung der Sammelakten) einschließlich der Anforderung des rechtssicheren ersetzenden Scannens abstellen. Insbesondere müssen die eingescannten Belege mit einem Bestätigungsvermerk versehen werden, der in Verbindung mit der qualifizierten elektronischen Signatur zur Beweiskraft der elektronischen Sammelakte beitragen wird. Der Anforderung des höheren Aufbewahrungsschutzes wird dergestalt Rechnung getragen, dass die elektronische Sammelakte in die bestehende Betriebs–Architektur der elektronischen Personenstandsregister (ePR) eingebunden wird. D. h. es wird – wie beim ePR – das System der vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung (sog. „VELS-System“) zum Tragen kommen.

Eine weitere wesentliche Voraussetzung ist die Beachtung der technischen Richtlinie TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), kurz „TR-RESISCAN“ (technische Richtlinie rechtssicheres ersetzendes Scannen). Der umfangreiche Maßnahmenkatalog soll bereits in der anstehenden Pilotierung bei den Standesämtern Grünstadt-Land, Koblenz, Ludwigshafen und Neuwied erprobt werden. Im Rahmen der Projektleitung will die Gesellschaft KommWis die Kommunen hierbei bestmöglich unterstützen.

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